С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные стали обязательными для всех, кто перевозит грузы. Разберём простыми словами, что это такое и что нужно успеть сделать.
Коротко о главном
- С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна для всех участников перевозки — отправителей, перевозчиков, экспедиторов, получателей
- Отдельного штрафа именно за бумажную накладную вместо электронной сейчас нет, а до 1 марта 2027 года действует переходный период: за бумажный документ вместо электронного ограничиваются устным замечанием
- Но есть реальный риск уже сейчас: налоговая может не признать расходы на перевозку без электронного документа и доначислить налог плюс 20% штрафа
- Полный разбор всех спорных случаев — в отдельном подробном руководстве: «Нужна ли вам ЭТрН»
- Не нужна, если нет договора перевозки — например, при самовывозе товара
Начнём с простого вопроса: а что такое накладная вообще
Представьте: одна компания везёт другой компании груз — например, коробки с товаром на грузовике. Чтобы потом никто не сказал «а мы ничего не получали» или «а вы вообще ничего не отправляли», составляют документ. В нём написано: что везли, откуда, куда, кто водитель, когда выехал, когда приехал. Это и есть транспортная накладная — доказательство того, что перевозка вообще была.
А в чём разница с электронной версией
То же самое, только не на бумажке, а в компьютере. Раньше водитель возил с собой пачку бумаг с подписями и печатями — их могли потерять, испортить дождём или просто забыть подписать. Теперь всё оформляется в специальной программе, подписывается электронной подписью (это как обычная подпись, только цифровая) — и хранится в системе, откуда её никуда не денешь и не потеряешь.
Почему это важно именно сейчас
С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные становятся обязательными для всех, кто участвует в перевозке грузов — отправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей. У отдельных категорий бизнеса (например, у перевозчиков алкогольной продукции) переход на электронные документы идёт по своему, более раннему графику — если это ваш случай, сроки стоит уточнить отдельно.
Какие штрафы грозят, если не перейти вовремя
Тут не всё так просто, как кажется на первый взгляд. Разберём по порядку.
Штрафа именно за несоблюдение электронной формы накладной сейчас нет. До 1 марта 2027 года действует переходный (нештрафуемый) период: по поручению Президента МВД и Ространснадзор за бумажную накладную вместо электронной ограничиваются устным замечанием. Обязанность оформлять ЭТрН с 1 сентября 2026 года это не отменяет.
Но это не значит, что до марта можно вообще ничего не делать. Продолжают действовать общие правила: если накладная обязательна, а у водителя её нет совсем, ему грозит предупреждение или штраф 500 ₽ (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).
А вот что действительно важно уже сейчас — это не про штрафы, а про деньги. Если вместо обязательной электронной накладной у вас останется только бумажная там, где это не предусмотрено исключениями, налоговая может не засчитать расходы на перевозку и вычет НДС по ним (п. 1 ст. 172, п. 1 ст. 252 НК РФ). А значит — доначислит налог на эту сумму, да ещё и плюс 20% штрафа сверху на весь доначисленный налог. Это уже действительно ощутимо для бизнеса.
Простыми словами
Штрафа за бумажную накладную до 1 марта 2027 года можно не бояться — действует переходный период. А вот того, что налоговая не признает ваши расходы без правильного документа, — стоит, и готовиться к этому лучше уже сейчас, а не откладывать до последнего.
Кому накладная вообще не нужна
Главное условие — есть ли договор перевозки с привлечённым перевозчиком. Если его нет, накладная (ни бумажная, ни электронная) не нужна: например, покупатель сам приехал за товаром на склад продавца без экспедитора и перевозчика, либо компания перевозит свой груз между своими же подразделениями на своём транспорте, никого не нанимая. Право собственности на товар в таких случаях подтверждают ТОРГ-12 или УПД, а расходы на поездку — путевой лист.
Это лишь самые простые случаи. Разбор всех спорных ситуаций — аренда транспорта, работа через экспедитора, совпадение отправителя и получателя — в отдельном подробном руководстве: «Нужна ли вам ЭТрН».
Что нужно сделать бизнесу, чтобы подготовиться
- Получить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать документы (для водителя подойдёт подпись попроще, через приложение «Госключ»; для самой компании-перевозчика нужна более серьёзная — усиленная квалифицированная)
- Подключиться к системе электронного документооборота вместе со всеми, с кем работаете — если хотя бы один участник цепочки (например, поставщик или перевозчик) не подключён, обмен документами просто не завершится
Работаете с перевозками грузов?
Разберём, что конкретно нужно сделать вашей компании для перехода на электронные накладные.