С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные станут обязательными для всех, кто перевозит грузы. Разберём простыми словами, что это такое и что нужно успеть сделать.

Коротко о главном

  • С 1 сентября 2026 года ЭТрН обязательна для всех участников перевозки — отправителей, перевозчиков, экспедиторов, получателей
  • Отдельного штрафа за отсутствие ЭТрН пока нет — переходный период без штрафов действует до 1 марта 2027 года
  • Но есть реальный риск раньше: налоговая может не признать расходы на перевозку без электронного документа и доначислить налог плюс 20% штрафа
  • Не нужна, если нет договора перевозки — например, при самовывозе товара

Начнём с простого вопроса: а что такое накладная вообще

Представьте: одна компания везёт другой компании груз — например, коробки с товаром на грузовике. Чтобы потом никто не сказал «а мы ничего не получали» или «а вы вообще ничего не отправляли», составляют документ. В нём написано: что везли, откуда, куда, кто водитель, когда выехал, когда приехал. Это и есть транспортная накладная — доказательство того, что перевозка вообще была.

А в чём разница с электронной версией

То же самое, только не на бумажке, а в компьютере. Раньше водитель возил с собой пачку бумаг с подписями и печатями — их могли потерять, испортить дождём или просто забыть подписать. Теперь всё оформляется в специальной программе, подписывается электронной подписью (это как обычная подпись, только цифровая) — и хранится в системе, откуда её никуда не денешь и не потеряешь.

Почему это важно именно сейчас

С 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные становятся обязательными для всех, кто участвует в перевозке грузов — отправителей, перевозчиков, экспедиторов и получателей. У отдельных категорий бизнеса (например, у перевозчиков алкогольной продукции) переход на электронные документы идёт по своему, более раннему графику — если это ваш случай, сроки стоит уточнить отдельно.

💡

Простыми словами

Это как переход с бумажных билетов на электронные — суть та же, просто теперь всё хранится в компьютере, а не в кармане у водителя.

Какие штрафы грозят, если не перейти вовремя

Тут не всё так просто, как кажется на первый взгляд. Разберём по порядку.

Отдельного большого штрафа именно за отсутствие ЭТрН пока нет. Специально под это ввели новую статью в КоАП (со штрафами для компаний до 1 миллиона рублей), но применять её начнут не сразу — Президент одобрил переходный период без штрафов до 1 марта 2027 года. Это сделали специально, чтобы бизнес успел спокойно перестроиться, а не наказывать сразу всех подряд.

Но это не значит, что до 1 марта 2027 года можно вообще ничего не делать. Пока действует переходный период по новой статье, продолжают работать старые правила:

  • Если у водителя в рейсе нет нужных документов — небольшой штраф (около 500 рублей) всё равно возможен
  • Если налоговая запросит документ, а вместо электронного получит бумажный — за это тоже предусмотрен штраф, хоть и небольшой

А вот что действительно важно — это не про штрафы, а про деньги. Если вместо обязательной электронной накладной у вас останется только бумажная, налоговая может просто не засчитать расходы на перевозку. А значит — доначислит налог на эту сумму, да ещё и плюс 20% штрафа сверху на весь доначисленный налог. Вот это уже действительно ощутимо для бизнеса, и произойти может гораздо раньше 2027 года.

Простыми словами

Формального «штрафа за ЭТрН» пока бояться не стоит — его отложили. А вот того, что налоговая не признает ваши расходы без правильного документа, — стоит, и готовиться к этому лучше уже сейчас, а не откладывать до последнего.

Кому накладная вообще не нужна

Если груз никто никуда не «перевозит» в юридическом смысле — например, покупатель сам забрал товар со склада на своей машине, или компания просто перемещает свой же груз между своими же подразделениями без заключения договора перевозки — накладная не оформляется вообще, ни бумажная, ни электронная.

Что нужно сделать бизнесу, чтобы подготовиться

  • Получить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать документы (для водителя подойдёт подпись попроще, через приложение «Госключ»; для самой компании-перевозчика нужна более серьёзная — усиленная квалифицированная)
  • Подключиться к системе электронного документооборота вместе со всеми, с кем работаете — если хотя бы один участник цепочки (например, поставщик или перевозчик) не подключён, обмен документами просто не завершится

Работаете с перевозками грузов?

Разберём, что конкретно нужно сделать вашей компании для перехода на электронные накладные.

Получить консультацию
Материал написан простым языком, чтобы объяснить суть перехода на электронные транспортные накладные. Точный перечень документов, форматы, суммы штрафов и порядок подключения зависят от вида перевозок и вашей роли в цепочке — за подробным разбором обращайтесь к бухгалтеру.