Работа с самозанятыми: когда договор признают трудовым

ИП и ООО могут законно платить самозанятым, и это дешевле, чем держать сотрудника. Но если человек фактически работает как сотрудник — по графику, на вашем месте, за ежемесячную оплату, — отношения могут признать трудовыми. Тогда налоговая доначислит НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы, а инспекция труда может оштрафовать по КоАП. Статья для владельцев бизнеса и директоров, которые уже работают с самозанятыми или собираются.

Когда платить как самозанятому нельзя

Закон о налоге на профессиональный доход прямо исключает из-под этого режима доходы от действующего работодателя и от бывшего, если человек уволился менее двух лет назад (пункт 8 части 2 статьи 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Перевести сотрудника «на самозанятость» с понедельника и платить ему по чекам не получится: такие выплаты облагаются как обычный доход физлица. Компания или ИП должны удержать НДФЛ и начислить страховые взносы, как с договора подряда.

Второй случай — человек уже не плательщик налога на профессиональный доход. Он мог сняться с учёта или потерять право на режим, если доход за год превысил 2,4 млн ₽ (часть 2 статьи 4 закона № 422-ФЗ). Выплата такому исполнителю — снова обычный доход физлица со всеми налогами. Поэтому статус стоит проверять перед каждой оплатой в сервисе ФНС для проверки статуса самозанятого на сайте npd.nalog.ru.

По каким признакам договор признают трудовым

Название договора для суда и инспекции значения не имеет. Они смотрят, как человек работает на деле. Трудовые отношения — это личное выполнение работы по определённой должности или виду работы в интересах и под управлением работодателя, с подчинением трудовому распорядку (статья 15 ТК РФ). Если остаются неустранимые сомнения, их толкуют в пользу трудовых отношений (статья 19.1 ТК РФ).

Верховный суд перечислил признаки трудовых отношений в постановлении Пленума от 29.05.2018 № 15. ФНС собрала признаки подмены трудового договора договором с самозанятым в письме от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183@. На практике проверяющих настораживает следующее:

• Заказчик сам потребовал, чтобы человек зарегистрировался как самозанятый, иначе работы не будет.
• У исполнителя есть постоянное рабочее место у заказчика, он соблюдает график, смены и перерывы, которые установил заказчик.
• Работой руководит и контролирует её сотрудник заказчика — администратор, бригадир, менеджер.
• Человек работает материалами, инструментами и на оборудовании заказчика.
• В договоре вместо конкретного результата записана функция, похожая на должность: «менеджер по продажам», «администратор».
• Оплата приходит регулярно, раз или два в месяц, в одной и той же сумме, и это основной или единственный доход человека.
• Исполнитель годами работает только на одного заказчика, получает оплачиваемый «отпуск» или компенсацию поездок.

Один признак сам по себе ничего не решает. Риск растёт, когда их набирается несколько: например, человек сидит в вашем офисе с 9 до 18, получает фиксированную сумму каждое 10-е число и подчиняется руководителю отдела.

Как налоговая и инспекция труда замечают такие договоры

Каждый чек самозанятого попадает в налоговую, поэтому она видит, кто кому и как регулярно платит. Если по выплатам видны признаки трудовых отношений, налоговая может назначить выездную проверку.

У инспекции труда есть свой индикатор риска. С 10 января 2026 года он действует в редакции приказа Минтруда от 08.12.2025 № 685н: организация или ИП работает больше чем с 35 самозанятыми, и у каждого из них средний доход от этого заказчика больше 35 000 ₽ в месяц, сотрудничество длится больше трёх месяцев, а доля дохода от этого заказчика — 75% и больше. Раньше порог доли был 90%. Индикатор сам по себе не доказывает нарушение, но даёт повод для проверки.

С 1 октября 2026 года действует правило 60 часов из закона о платформенной экономике (от 31.07.2025 № 289-ФЗ). Если исполнитель через цифровую платформу работает на одного заказчика 60 часов в месяц и больше шесть месяцев подряд, платформа приостанавливает заказы между этой парой. Виды деятельности, к которым применяется правило, перечислены в постановлении Правительства от 19.06.2026 № 760. На прямые договоры с самозанятыми без платформы правило 60 часов не распространяется.

Во что обходится переквалификация

Если отношения признают трудовыми, все выплаты за проверяемый период пересчитывают как зарплату. Заказчику доначисляют страховые взносы и НДФЛ, пени за каждый день просрочки и штраф 20% от неуплаченной суммы (статьи 122 и 123 НК РФ). Кроме того, за договор, который фактически регулирует трудовые отношения, есть административный штраф по части 4 статьи 5.27 КоАП РФ: для организации — от 50 000 до 100 000 ₽, для ИП — от 5 000 до 10 000 ₽, для директора как должностного лица — от 10 000 до 20 000 ₽. Придётся также сдать за этих людей 6-НДФЛ, расчёт по страховым взносам и ЕФС-1.

Как работать с самозанятым без риска

С самозанятым можно спокойно работать, если работа разовая или проектная и это видно по договору и по тому, как устроена работа:

• В договоре описан конкретный результат — сайт, ремонт помещения, серия фотографий, — срок и цена за этот результат.
• Каждый этап закрывается актом, а каждая оплата — чеком из «Моего налога».
• Исполнитель сам решает, когда и где работать, пользуется своими инструментами и программами.
• Ему не ставят задачи как сотруднику, не включают в штатное расписание, графики дежурств и внутренние чаты наравне с отделом.
• У человека есть другие заказчики, и он может это подтвердить.
• Сумма оплаты зависит от объёма работы, а не одинакова каждый месяц.

ИП и компании на УСН «доходы минус расходы» учитывают оплату самозанятому в расходах только при наличии чека (статья 15 закона № 422-ФЗ). Без чека расход не примут, даже если работа выполнена.

Если человек нужен вам каждый день и по графику, надёжнее оформить его в штат или по трудовому договору на неполный день. Расчёт зарплаты, взносы и кадровые документы можно передать бухгалтеру — подробнее на странице «Расчёт зарплаты и кадры».

Что сделать

1. Составьте список всех самозанятых, которым вы платили за последний год, с суммами по месяцам.
2. Проверьте, нет ли среди них ваших сотрудников и тех, кто уволился менее двух лет назад. Таким выплатам нужны НДФЛ и взносы.
3. Перед каждой оплатой проверяйте статус исполнителя в сервисе ФНС и сохраняйте результат проверки.
4. Перечитайте договоры: в предмете должен быть результат работы, а не должность и не «выполнение обязанностей».
5. Проверьте, на каждую ли оплату есть акт и чек. Если чека нет, запросите его у исполнителя.
6. Отметьте исполнителей, которые получают от вас одинаковую сумму каждый месяц дольше трёх месяцев и работают по вашему графику. С ними обсудите трудовой договор.
7. Если вы работаете с самозанятыми через платформу, узнайте у неё, входит ли ваш вид деятельности в перечень для правила 60 часов.

Бухгалтер «Альпари Стандарт» проверяет договоры и выплаты самозанятым при обслуживании ИП и ООО, ведёт кадры и зарплату. Условия — на страницах «Бухгалтерское обслуживание ООО» и «Бухгалтерское обслуживание ИП».