ИП нанимает первого сотрудника: что сделать в первый месяц

Когда ИП берёт первого работника по трудовому договору, у него появляются обязанности работодателя. Договор нужно оформить не позднее трёх рабочих дней с первого дня работы, а о приёме сообщить в Социальный фонд не позднее следующего рабочего дня после того, как договор подписан. Зарплату платят не реже двух раз в месяц, с неё удерживают НДФЛ и платят взносы. Меняется и налог самого ИП: на УСН «доходы» и патенте его можно уменьшить на взносы не больше чем наполовину. Статья для ИП, которые нанимают первого человека, — по шагам, что сделать в первый месяц. У ООО документы, сроки и отчёты те же, отличается только расчёт налога.

Проверьте, можно ли нанимать на вашем режиме

Самозанятому ИП на налоге на профессиональный доход нанимать работников по трудовому договору нельзя (пункт 4 части 2 статьи 4 закона № 422-ФЗ). Перейти на УСН или патент лучше до того, как подписан договор. Если право на НПД уже потеряно, у ИП есть 20 календарных дней с даты снятия с учёта, чтобы уведомить налоговую о переходе на УСН, патент или АУСН.

На патенте средняя численность работников — не больше 15 человек по всем видам деятельности (пункт 5 статьи 346.43 НК РФ). На АУСН — не больше 5 человек. На УСН предел — 130 человек.

Отдельно вставать на учёт как работодатель не нужно. Социальный фонд регистрирует ИП сам, в течение трёх рабочих дней после того, как получит сведения о приёме первого работника (приказ Минтруда от 07.12.2022 № 768н). С 1 июля 2026 года без заявления на учёт ставят и ИП, которые работают только с исполнителями по договорам ГПХ (закон от 20.02.2026 № 29-ФЗ). В налоговую тоже ничего подавать не надо.

Документы: что подписать до первого рабочего дня

Трудовой договор заключают письменно в двух экземплярах. Если работник вышел на работу раньше, чем подписан договор, оформить его нужно не позднее трёх рабочих дней со дня, когда работник приступил к работе (часть 2 статьи 67 ТК РФ). Безопаснее подписать договор до первого рабочего дня.

Вместе с договором понадобятся другие документы:

• Приказ о приёме с конца 2021 года не обязателен: приём оформляют трудовым договором. Если приказ всё же издаёте, его условия должны совпадать с договором (часть 1 статьи 68 ТК РФ).
• С правилами внутреннего трудового распорядка, положением об оплате труда и положением о персональных данных работника знакомят под подпись до того, как он подпишет договор.
• До начала работы проводят инструктаж по охране труда, а если работа связана с вредными факторами или входит в перечень работ с обязательным медосмотром — ещё и медосмотр.
• Для нового рабочего места в течение 12 месяцев проводят специальную оценку условий труда (статья 17 закона № 426-ФЗ).

ИП, который состоит в реестре МСП как микропредприятие, может не принимать локальные акты, а все условия работы записать в трудовой договор по типовой форме (статья 309.2 ТК РФ, постановление Правительства от 27.08.2016 № 858). Для первого работника это обычно проще всего.

Бумажную трудовую книжку заводить не нужно, если работник устраивается впервые или раньше выбрал электронную. Сведения о его работе уходят в Социальный фонд через отчёт ЕФС-1.

Зарплата: сколько и когда платить

При полной ставке зарплата не может быть меньше МРОТ: в 2026 году это 27 093 ₽ в месяц (статья 133 ТК РФ). В регионе может действовать своя минимальная зарплата выше федеральной. В Санкт-Петербурге с 1 января 2026 года это 31 250 ₽ (региональное соглашение от 11.12.2025 № 395/25-С). Соглашение распространяется на работодателей, которые не направили мотивированный отказ от присоединения к нему (статья 133.1 ТК РФ).

Зарплату платят не реже чем каждые полмесяца и не позднее 15 календарных дней после окончания периода, за который она начислена (часть 6 статьи 136 ТК РФ). Конкретные даты, например 25-е и 10-е, записывают в правилах трудового распорядка, договоре или положении об оплате труда.

На 2027 год Правительство предложило МРОТ 28 935 ₽. Закон пока не принят, поэтому зарплату на январь лучше проверить в декабре.

НДФЛ и взносы с зарплаты

С каждой выплаты ИП удерживает НДФЛ: 13% с доходов до 2,4 млн ₽ за год. Налог платят через единый налоговый счёт (ЕНС): удержанный с 1 по 22 число — до 28 числа того же месяца, с 23 числа до конца месяца — до 5 числа следующего. Перед этим подают уведомление об исчисленном налоге: до 25 числа и до 3 числа соответственно.

Взносы на пенсионное, медицинское и социальное страхование платит работодатель сверх зарплаты. Общий тариф — 30% с выплат работнику до 2 979 000 ₽ за год. Пониженный тариф с 2026 года сохранили только МСП из перечня отраслей, подробно об этом — в статье «Пониженные взносы МСП в 2026 году». Взносы платят до 28 числа следующего месяца, а уведомление о них подают до 25 числа. За последний месяц квартала уведомление не нужно: его заменяет расчёт по взносам.

Взносы на травматизм платят в Социальный фонд, до 15 числа следующего месяца. Тариф — от 0,2% до 8,5% в зависимости от вида деятельности.

Отчёты, которые появятся

Первым сдают ЕФС-1 о приёме: не позднее рабочего дня, следующего за днём, когда подписан трудовой договор или издан приказ (подпункт 2 пункта 5 статьи 11 закона № 27-ФЗ). Срок считают от даты договора, а не от первого дня работы: если договор подписали заранее, тянуть до выхода работника нельзя. Ежемесячные персонифицированные сведения и квартальные расчёты сдают в налоговую, сведения о трудовой деятельности и взносах на травматизм — в Социальный фонд.

Как работник меняет налог самого ИП

ИП без работников на УСН «доходы» уменьшает налог на свои взносы без ограничения, иногда до нуля. Когда появляется работник, налог можно уменьшить на взносы за себя и за работника, но не больше чем на 50% (пункт 3.1 статьи 346.21 НК РФ). Для патента правило то же (пункт 1.2 статьи 346.51 НК РФ).

Налог по УСН считают нарастающим итогом с 1 января. Поэтому, если работник появился в середине года, налог за весь год считают с ограничением 50% — даже если работник уже уволился. Авансы, уплаченные до найма, при этом засчитываются в годовой налог. Снова уменьшать налог на взносы без ограничения можно только со следующего года после того, как договоры с работниками прекращены. Так разъясняет Минфин в письмах от 13.05.2013 № 03-11-11/158 и от 27.03.2020 № 03-11-11/24497. Поэтому, если нанимаете в конце года, посчитайте заранее, как изменится годовой налог.

К этому прибавляются расходы на самого работника: при зарплате 40 000 ₽ он получает на руки 34 800 ₽, а ИП тратит с учётом взносов 52 080 ₽ в месяц.

Если работать без договора

За то, что работника допустили к работе без трудового договора, ИП штрафуют на 5 000–10 000 ₽ (часть 4 статьи 5.27 КоАП РФ). Тот же штраф грозит, если с работником заключили договор подряда или договор с самозанятым, а на деле он работает как сотрудник: по графику, на рабочем месте ИП, с постоянной оплатой. Тогда налоговая может доначислить НДФЛ и взносы, а работник может через суд добиться признания отношений трудовыми. По каким признакам это определяют — в статье «Работа с самозанятыми: когда договор признают трудовым».

Если работник — иностранный гражданин

До подписания договора проверьте, что у человека есть право работать в России: патент, разрешение на работу, вид на жительство или гражданство страны ЕАЭС. Если допустить к работе иностранца без нужного патента или разрешения, ИП оштрафуют как организацию (часть 1 статьи 18.15 КоАП РФ).

Ещё одна проверка — реестр контролируемых лиц. В него вносят иностранцев, у которых нет законных оснований находиться в России: истёк срок пребывания, аннулированы вид на жительство или разрешение на временное проживание, принято решение о депортации или выдворении (статья 31.2 закона № 115-ФЗ). Прямой обязанности сверяться с реестром закон работодателю не ставит. Но у человека из реестра, как правило, нет и права работать, а штраф за такого работника по статье 18.15 КоАП платит уже ИП. Проверка бесплатная — на сайте МВД или через Госуслуги. Сделайте её перед подписанием договора и повторяйте, когда у работника заканчивается патент или срок пребывания: в реестр можно попасть и после приёма на работу.

После подписания трудового договора или договора ГПХ нужно уведомить МВД — не позднее трёх рабочих дней (пункт 8 статьи 13 закона № 115-ФЗ). Это касается любого иностранца, в том числе граждан стран ЕАЭС и тех, у кого есть вид на жительство. Уведомление подают через Госуслуги, лично или заказным письмом, с 1 сентября 2026 года — по новой форме. Такое же уведомление нужно, когда договор с иностранцем прекращается.

С 2027 года действуют и новые требования к доходу иностранных работников. Подробнее — в статье о работе с иностранными работниками.

Что сделать в первый месяц

1. Проверьте налоговый режим: на НПД работников нанимать нельзя, на патенте и АУСН есть лимит численности.
2. Посчитайте, как изменится ваш налог из-за ограничения 50%.
3. Выберите: локальные акты или типовой трудовой договор для микропредприятия.
4. Подпишите трудовой договор (приказ о приёме — по желанию) и проведите инструктаж по охране труда.
5. Сдайте ЕФС-1 о приёме в день подписания договора или не позднее следующего рабочего дня.
6. Если работник — иностранец, до подписания договора проверьте патент или разрешение и реестр контролируемых лиц, а после — уведомите МВД не позднее трёх рабочих дней.
7. Установите даты зарплаты не реже двух раз в месяц, зарплата — не ниже МРОТ или региональной минимальной.
8. С первой выплаты удержите НДФЛ, подайте уведомление и пополните ЕНС в срок: до 28 числа или до 5 числа следующего месяца.
9. До 28 числа следующего месяца заплатите взносы, до 15 числа — взносы на травматизм.
10. Запишите в календарь сроки ежемесячных и квартальных отчётов.

«Альпари Стандарт» ведёт расчёт зарплаты и кадровый учёт: оформляем приём, считаем зарплату, НДФЛ и взносы и сдаём отчёты. Если у вас ИП, посмотрите условия на странице «Бухгалтерское обслуживание ИП».