Ошибка бухгалтера: кто платит штраф и что должно быть в договоре

Штраф за ошибку бухгалтера налоговая выставляет ИП или ООО: обязанность платить налог и сдавать отчётность лежит на налогоплательщике, кто бы ни вёл учёт. Со штатного бухгалтера такой штраф потом взыскать обычно не удаётся: суды часто не считают его ущербом, за который отвечает работник. С бухгалтерской компании или ИП на аутсорсе штраф можно взыскать по договору как убытки, и сколько удастся вернуть, во многом зависит от того, что в договоре написано. Статья для ИП и директоров ООО, у которых уже есть штраф из-за ошибки в учёте, и для тех, кто выбирает бухгалтера и читает договор.

Кто отвечает перед налоговой за ошибку бухгалтера

Налогоплательщик обязан сам уплатить налог (пункт 1 статьи 45 НК РФ). Если декларацию подписал или отправил бухгалтер по доверенности, отвечает всё равно ИП или ООО: санкции налоговая выставляет тому, чей это налог. Ссылка на ошибку бухгалтера от штрафа не освобождает.

Из-за ошибки в учёте могут начислить:

• Если из-за неправильного расчёта налог занижен, штраф составит 20% от недоплаты, а если налоговая докажет умысел — 40% (пункты 1 и 3 статьи 122 НК РФ).
• За декларацию, сданную с опозданием, штрафуют на 5% от неуплаченного по ней налога за каждый полный или неполный месяц, но не меньше 1 000 ₽ и не больше 30% (пункт 1 статьи 119 НК РФ). Если налога к уплате по декларации нет, этот штраф не назначают (пункт 3 статьи 119 НК РФ).
• За каждый документ, который не представили по требованию налоговой, — 200 ₽ (пункт 1 статьи 126 НК РФ).
• Пени начисляют за каждый день просрочки уплаты (статья 75 НК РФ). Это компенсация бюджету за опоздание, и ошибка бухгалтера на неё не влияет.

У ООО к этому может добавиться личная ответственность директора или главного бухгалтера: за грубое нарушение требований к бухучёту — 5 000–10 000 ₽ (часть 1 статьи 15.11 КоАП РФ). Отдельный штраф для должностных лиц за опоздание с декларацией отменён с 4 июля 2026 года (закон от 04.07.2026 № 220-ФЗ). ИП за налоговые нарушения отвечает сам, своим имуществом.

Как уменьшить или избежать штрафа

Штрафа по статье 122 НК РФ не будет, если ошибку найдёте вы сами и исправите её раньше налоговой. Сначала пополните единый налоговый счёт (ЕНС) на недоплату и пени, потом подайте уточнённую декларацию. Подать её нужно до того, как вы узнали, что ошибку нашла налоговая или что назначена выездная проверка по этому налогу и периоду (пункт 4 статьи 81 НК РФ). Что проверить в учёте, чтобы найти такие ошибки вовремя, мы разбирали в статье «Приёмка дел: что проверить за прежним бухгалтером».

Если ошибку нашла налоговая, штраф можно уменьшить. При хотя бы одном смягчающем обстоятельстве его снижают не меньше чем в два раза и не больше чем в десять (пункт 3 статьи 114 НК РФ). Перечень смягчающих обстоятельств открытый: кроме названных в законе, налоговая или суд могут признать и иные (подпункт 3 пункта 1 статьи 112 НК РФ). Например, ссылаются на то, что нарушение совершено впервые, налог уплачен до вынесения решения, ошибка арифметическая и без умысла. Заявить о смягчающих обстоятельствах лучше письменно, в возражениях на акт проверки, и приложить подтверждающие документы.

Если пришло требование о пояснениях к декларации, на него отвечают за 5 рабочих дней. Как считать срок — в статье «Пришло требование из налоговой: как отвечать и в какие сроки».

Если ошибка в пользу бюджета

За переплату налога штрафа нет, но лишние деньги остаются в бюджете, пока вы их не вернёте. Для этого подают уточнённую декларацию на уменьшение: переплата появится на ЕНС, и её можно зачесть в счёт будущих платежей или вернуть по заявлению.

Штатный бухгалтер: что можно взыскать

С работника по трудовому договору можно взыскать только прямой действительный ущерб (статья 238 ТК РФ). По общему правилу его размер ограничен средним месячным заработком работника (статья 241 ТК РФ). С главным бухгалтером полную материальную ответственность можно установить в трудовом договоре (часть 2 статьи 243 ТК РФ), но и она касается только прямого действительного ущерба.

Налоговый штраф суды часто не признают таким ущербом: штраф назначен компании за её собственное нарушение, и переложить его на работника нельзя. Поэтому рассчитывать на возмещение штрафа со штатного бухгалтера не стоит, даже если в трудовом договоре есть условие о полной ответственности. Прежде чем требовать возмещения, работодатель обязан провести проверку и запросить у работника письменное объяснение (статья 247 ТК РФ).

Со штатным бухгалтером надёжнее заранее договориться о порядке внутри компании: кто проверяет декларации перед отправкой, кто следит за сроками и кто отвечает на требования.

Бухгалтер на аутсорсе: убытки по договору

С бухгалтерской компанией или ИП, который ведёт учёт по договору оказания услуг, отношения строятся по Гражданскому кодексу. Если исполнитель нарушил договор, он возмещает убытки (статьи 15 и 393 ГК РФ). Предприниматель по общему правилу отвечает за нарушение договора и без вины, если договор не устанавливает иное (пункт 3 статьи 401 ГК РФ).

Арбитражные суды признают убытками начисленные клиенту налоговые штрафы, если они возникли по вине исполнителя. Например, Арбитражный суд Уральского округа взыскал с бухгалтерской компании штрафы клиента за опоздание с расчётами по взносам и 6-НДФЛ (постановление от 27.12.2022 № Ф09-8926/22 по делу № А76-19140/2021). Довод исполнителя о том, что клиент сам должен был следить за сроками, суд отклонил: исполнитель — профессионал, а клиент вправе на него рассчитывать.

Сам недоплаченный налог взыскать с исполнителя обычно сложно: его нужно было заплатить и без ошибки. Если клиент сам опоздал с документами, суд может уменьшить ответственность исполнителя (пункт 1 статьи 404 ГК РФ). Храните переписку и описи переданных документов: по ним видно, кто, что и когда передал.

Что должно быть в договоре на бухгалтерское обслуживание

Перед подписанием проверьте в договоре такие пункты:

• Перечень работ: какие отчёты и декларации сдаёт исполнитель, ведёт ли он кадры и зарплату, отвечает ли на требования налоговой.
• Сроки для обеих сторон: до какого числа вы передаёте документы и выписки и за сколько дней до срока исполнитель готовит отчёт.
• Условие о возмещении штрафов и пеней, которые начислены по вине исполнителя. Его отсутствие не лишает права на убытки, но с ним спорить проще.
• Ограничение ответственности. Иногда его ставят суммой месячной оплаты: закон это допускает (пункт 1 статьи 15 ГК РФ), но тогда больше этой суммы не вернуть. Ограничить ответственность за умышленное нарушение договор не может (пункт 4 статьи 401 ГК РФ).
• Кто и какой подписью подписывает отчёты: если исполнитель сдаёт их по машиночитаемой доверенности, в каком объёме она выдана.
• Порядок приёмки работ: что входит в ежемесячный акт и как сообщать о найденных ошибках.
• Порядок расторжения: в какой срок исполнитель передаёт базу, документы и доступы.
• Страхование профессиональной ответственности исполнителя, если оно есть: на какую сумму и какие случаи покрывает.

Как организовать саму передачу учёта внешнему бухгалтеру — в статье «Как перевести бухгалтерию на аутсорсинг без потери данных».

Что сделать

1. Если ошибку нашли сами, посчитайте недоплату и пени, пополните ЕНС и только потом подайте уточнённую декларацию.
2. Если налог переплачен, подайте уточнённую декларацию на уменьшение и заявление о зачёте или возврате.
3. Если ошибку нашла налоговая, в возражениях на акт заявите смягчающие обстоятельства.
4. Сохраните переписку с бухгалтером и даты передачи документов: по ним видно, чья это ошибка.
5. С бухгалтером на аутсорсе обсудите возмещение штрафа, а если договориться не удалось — направьте письменную претензию.
6. Найдите в договоре перечень работ, сроки, условие о штрафах и пенях и ограничение ответственности.
7. Если ограничение ответственности вас не устраивает, обсудите его до подписания или при продлении договора.
8. Проверьте, по какой доверенности бухгалтер сдаёт отчёты, и отзовите её при смене исполнителя.

Если учёт ведёт «Альпари Стандарт», бухгалтер следит за сроками и требованиями налоговой и согласует с вами ответы. Условия обслуживания — на страницах «Бухгалтерское обслуживание ООО» и «Бухгалтерское обслуживание ИП».