Приёмка дел: что проверить за прежним бухгалтером

Новый бухгалтер продолжает учёт с того места, где остановился прежний. Если там остались несданная декларация, неверная ставка налога или задвоенные платежи, отвечать за них будет ИП или компания: перед налоговой за налоги и отчётность отвечает сам налогоплательщик. Поэтому при смене бухгалтера стоит проверить пять вещей — расчёты с налоговой, сданную отчётность, режим и ставку, сверку учёта с банком, зарплату и кадры. Статья для ИП и директоров ООО, которые меняют бухгалтера или только собираются.

Порядок самой передачи — какие документы собрать и когда закрывать доступы — описан в статье «Как перевести бухгалтерию на аутсорсинг без потери данных».

Почему дела проверяют сразу при смене бухгалтера

На выездной проверке налоговая может проверить три календарных года, которые предшествуют году решения о проверке (пункт 4 статьи 89 НК РФ). Ошибки за эти годы остаются вашими, даже если учёт тогда вёл другой человек.

Цена ошибки зависит от того, кто найдёт её первым. Если налог занижен и это обнаружила налоговая, к недоимке и пеням добавится штраф 20% от неуплаченной суммы (пункт 1 статьи 122 НК РФ). Если ошибку нашли вы сами, штрафа можно избежать. Уточнённую декларацию нужно подать раньше, чем вы узнали, что ошибку обнаружила налоговая. К моменту подачи на едином налоговом счёте должно быть положительное сальдо не меньше недостающего налога и пеней (подпункт 1 пункта 4 статьи 81 НК РФ). Поэтому сначала пополняют ЕНС, потом подают уточнённую декларацию.

Если ошибка была в пользу бюджета, это переплата. После уточнённой декларации на уменьшение она появится на ЕНС положительным сальдо, и его можно зачесть в счёт будущих платежей или вернуть по заявлению.

Для ООО есть ещё одна причина не откладывать. За грубое нарушение требований к бухучёту директора или главного бухгалтера могут оштрафовать на 5 000–10 000 ₽ (часть 1 статьи 15.11 КоАП РФ). От ответственности освобождают, если ошибку исправили до утверждения годовой бухгалтерской отчётности (примечание 2 к этой статье).

Что получить от прежнего бухгалтера

• Базу учёта целиком: копию 1С или выгрузку из другой программы. ИП — ещё книгу учёта доходов и расходов, ООО — учётную политику.
• Доступы к личному кабинету налогоплательщика, к сервису сдачи отчётности и к банку, если бухгалтер работал в нём.
• Квитанции о приёме всех отчётов за последние три года и переписку с налоговой: требования, ответы на них, пояснения.
• Кадровые документы, если есть сотрудники: трудовые договоры, приказы, графики отпусков.

Если прежний бухгалтер подписывал отчёты своей электронной подписью по машиночитаемой доверенности, отзовите её. Заявление об отзыве подписывает своей подписью директор или ИП. Первичные документы, регистры и отчётность нужно хранить не меньше пяти лет после отчётного года (статья 29 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»), поэтому архив за эти годы должен остаться у вас.

Расчёты с налоговой

Закажите в личном кабинете справку о сальдо ЕНС. Отрицательное сальдо — это долг, и нужно понять, откуда он: не доплачен налог, начислены пени или штраф. Положительное сальдо — переплата, и у неё тоже должно быть объяснение. Если сумма не совпадает с тем, что показывает учёт, запросите акт сверки и разберите расхождения по каждому налогу.

В том же кабинете посмотрите входящие документы за последние месяцы. Если не ответить на требование о представлении пояснений или документов, может быть штраф, а если не подтвердить получение требования — блокировка счёта. Проверьте, нет ли решений о приостановлении операций по счёту.

Сданная отчётность

Составьте список отчётов, которые ИП или ООО должны сдавать на своём режиме, и сверьте его с квитанциями о приёме. Квитанция о приёме подтверждает, что отчёт принят; отметка «отправлено» в программе этого не подтверждает.

• ИП на УСН без сотрудников сдаёт декларацию по УСН.
• ООО на УСН сдаёт декларацию по УСН и годовую бухгалтерскую отчётность.
• ООО на ОСНО сдаёт декларации по НДС и налогу на прибыль и бухгалтерскую отчётность, ИП на ОСНО — декларации по НДС и 3-НДФЛ.
• На УСН с доходом больше 20 млн ₽ за прошлый год с 2026 года нужно платить НДС и сдавать декларации по нему.
• Если есть сотрудники — расчёт по страховым взносам, 6-НДФЛ и ЕФС-1. У ООО расчёт по взносам сдают, даже если директор — единственный учредитель и зарплату себе не начисляет.

Несданный отчёт отправьте сразу: за опоздание штрафуют, а через 20 рабочих дней после срока налоговая вправе заблокировать счёт. Подробнее — в статье «Штрафы за несдачу отчётности: что грозит ООО и ИП».

Режим, ставка и льготы

Пониженные ставки по УСН устанавливают регионы. В Санкт-Петербурге для УСН «доходы минус расходы» действует ставка 7% для ряда видов деятельности. Условия задаёт закон Санкт-Петербурга от 05.05.2009 № 185-36, в том числе отсутствие долга по налогам на последний день налогового периода. С 2026 года к ним добавились федеральные: вид деятельности из перечня распоряжения Правительства от 30.12.2025 № 4176-р и доходы не больше 490,5 млн ₽ (пункт 2 статьи 346.20 НК РФ в редакции закона № 425-ФЗ). Бухгалтер из другого региона может не знать петербургских правил и считать налог по общей ставке 15%.

Проверьте также, применяет ли компания из реестра МСП пониженный тариф взносов (об условиях — статья «Пониженные взносы МСП в 2026 году: кто сохранил льготу»), а ИП — уменьшает ли налог на УСН или патенте на взносы за себя.

Учёт против банковской выписки

Сверьте выписки по всем счетам с базой построчно, за каждый месяц. Обычные находки — неразнесённые поступления и платежи, задвоенные проводки, закупки без документов. На УСН «доходы» отдельно проверьте, не попали ли в доход поступления, которые доходом не являются: займы, возвраты от поставщиков, пополнения со своей карты. Как это выглядит на практике, мы разбирали в статье «„Удобная“ бухгалтерия в банке: налог завышен в 1,5 раза».

Для расходов на УСН «доходы минус расходы» и на ОСНО нужны первичные документы: без них расход не примут. Отсутствие первичных документов налоговый кодекс считает грубым нарушением правил учёта. Штраф — 10 000 ₽, если нарушение в одном налоговом периоде, 30 000 ₽ — если в нескольких, а если из-за него занижена база, то 20% от неуплаченного налога, но не меньше 40 000 ₽ (статья 120 НК РФ).

Зарплата и кадры

Если есть сотрудники, сверьте начисленную зарплату с суммами в 6-НДФЛ и расчёте по взносам, удержанный НДФЛ — с перечисленным, а данные о приёме и увольнении — с ЕФС-1. Проверьте, есть ли подписанные трудовые договоры и приказы на всех, кому платили. Если вы платите самозанятым, посмотрите, не похожи ли эти договоры на трудовые — об этом статья «Работа с самозанятыми: когда договор признают трудовым».

Если нашли ошибку

• Налог занижен: посчитайте недоимку и пени, пополните ЕНС на эту сумму и только после этого подайте уточнённую декларацию.
• Налог завышен: подайте уточнённую декларацию, дождитесь, когда переплата появится на ЕНС, и подайте заявление на зачёт или возврат.
• Ошибку в бухучёте ООО исправьте до утверждения годовой отчётности — тогда директору не грозит штраф по статье 15.11 КоАП.
• Несданный отчёт сдайте сразу, даже если срок давно прошёл.

С прежним бухгалтером лучше поговорить спокойно и попросить пояснения по спорным местам. Ошибки чаще случаются из-за нагрузки или незнания региональных правил, чем из-за недобросовестности, а пояснения помогут быстрее разобраться в учёте.

Что сделать

1. Получите копию базы, книгу учёта доходов и расходов (у ИП), доступы и квитанции о приёме отчётов за три года.
2. Отзовите машиночитаемую доверенность прежнего бухгалтера.
3. Закажите справку о сальдо ЕНС и объясните каждую сумму долга или переплаты.
4. Проверьте входящие требования и решения о блокировке счёта в личном кабинете.
5. Сверьте список обязательных отчётов с квитанциями о приёме.
6. Проверьте режим, ставку и льготы, в том числе региональные ставки и пониженные взносы МСП.
7. Сверьте учёт с банковскими выписками за каждый месяц.
8. Найдите первичные документы на все учтённые расходы.
9. Если есть сотрудники, сверьте зарплату, НДФЛ и взносы с отчётами.
10. Ошибку в свою пользу исправьте уточнённой декларацией; при недоплате сначала пополните ЕНС на налог и пени.

При переходе на обслуживание в «Альпари Стандарт» бухгалтер сначала принимает и проверяет базу и только потом ведёт текущий учёт. Если учёт запущен, его можно восстановить отдельно — см. «Восстановление учёта». Условия обслуживания — на страницах «Бухгалтерское обслуживание ООО» и «Бухгалтерское обслуживание ИП».